OfferDesk

Aanbetaling vragen bij een offerte: zo regel je het netjes

2026-10-23T00:00:00+00:00

Je bestelt voor duizenden euro’s materiaal. Je plant je mensen in. En pas na de oplevering komt er geld binnen. Laat dat ook nog op zich wachten, dan zit je met een gat in je kas. Een aanbetaling lost dat op, als je het vooraf afspreekt. En als de klant vanaf dag één ziet wat hij wanneer betaalt, komt de rest ook een stuk makkelijker binnen.

Wanneer vraag je een aanbetaling?

Een aanbetaling is normaal als:

je vooraf materiaal bestelt dat je niet terug kunt sturen, zoals maatwerk of een speciale bestelling;
de klus lang duurt of in stukken gaat;
je de klant nog niet kent.

Voor een kleine reparatie is het overdreven. Voor een badkamer, een warmtepomp of zonnepanelen is het heel gewoon.

Hoeveel is normaal?

Veel vakbedrijven vragen 20 tot 40% als de klant ja zegt, en de rest bij de oplevering. Bij een grote klus komt daar vaak een deel bij als het werk begint. Bijvoorbeeld:

Deel	Wanneer	Hoeveel
Aanbetaling	Als de klant ja zegt	30%
Start van het werk	Als je begint	40%
De rest	Bij de oplevering	wat overblijft

Rekent de klant met een prijs inclusief btw? Zet de delen dan ook inclusief btw. En meerwerk? Dat komt bij het laatste deel, zodat je niets hoeft terug te draaien.

De aanbetaling die je materiaal dekt

Een vast percentage is makkelijk, maar zegt weinig over jouw risico. Bij een warmtepomp of een badkamer zit het grootste deel van de prijs in materiaal dat jij bestelt en voorschiet. Zegt de klant alsnog nee, dan zit jij met dure spullen die je niet altijd terug kunt sturen.

Daarom vragen steeds meer vakbedrijven een aanbetaling zo groot als het materiaal: de klant betaalt bij zijn ja wat jij moet bestellen, je uren betaalt hij bij de oplevering.

Deel	Wanneer	Hoeveel
Aanbetaling materiaal	Als de klant ja zegt	het materiaal op de offerte
De rest	Bij de oplevering	je uren en eventueel meerwerk

Vraag daarbij het bedrag dat op de offerte staat, niet wat jij bij de leverancier betaalt. Vraag je precies je inkoopprijs, dan rekent de klant zo uit wat je eraan overhoudt. Met de prijs van de offerte dek je je bestelling ruim, en wat je overhoudt blijft van jou.

Werk je voor particulieren? Bij de koop van spullen mag je een consument niet verplichten meer dan de helft vooraf te betalen. Bij een klus met veel materiaal kan een aanbetaling voor het materiaal daarboven uitkomen. Vraag je boekhouder wat voor jouw werk geldt.

Zet het in de offerte, niet erna

De fout die we het vaakst zien: de aanbetaling pas noemen als de klant al ja heeft gezegd. Dan voelt het als een extra eis. Zet de delen daarom in de offerte zelf. Dan weet de klant vóór zijn ja waar hij aan toe is.

Duidelijk vanaf dag één

Niemand kan beloven dat een klant op tijd betaalt. Wat wel helpt: de afspraken vanaf de eerste dag duidelijk maken, en ze de klant laten zien op het moment dat het ertoe doet. Vier dingen die het verschil maken:

De afspraak staat in de offerte. De klant heeft de delen gezien toen hij ja zei. Daar valt later niet over te praten.
Het betaalverzoek komt meteen na het ja. Niet een week later bij de factuur, maar op hetzelfde moment. Dan is de klant er nog mee bezig.
De klant ziet de stand altijd terug. Op zijn offertepagina staat wat hij al betaalde en wat er nog komt. Hij hoeft niet te zoeken in zijn mail.
De herinnering gaat vanzelf. Jij hoeft niet te bellen. Na een paar dagen krijgt de klant een mailtje, en jij hoort het als hij ook daarna niets doet.

Wil je het streng? Spreek dan af dat de offerte pas akkoord is als de aanbetaling binnen is. Dan begin je nooit zonder geld.

Hoe het in OfferDesk werkt

In Professional en Business stel je één keer je vaste betaaldelen in. Elke nieuwe offerte begint daarmee, en per offerte pas je het aan. De klant ziet de delen op zijn offertepagina, naast de prijs.

Een deel is een percentage, een vast bedrag of een percentage van het materiaal. Bij dat laatste rekent OfferDesk het bedrag zelf uit: de prijs van de regels die je bij de leverancier bestelt, zonder je eigen uren. Verander je de offerte, dan rekent de aanbetaling mee tot hij gevraagd is. Je klant ziet alleen het bedrag, niet je inkoopprijzen.

Na zijn ja ziet de klant meteen de volgende stap: de aanbetaling.

OfferDesk ontvangt zelf geen geld. Je gebruikt je eigen betaallink, van je bank, bunq.me, Tikkie of je boekhoudpakket, en OfferDesk vult het bedrag en de omschrijving in. Heb je geen betaallink, dan krijgt de klant je IBAN met de juiste omschrijving.

Je kiest ook hoe streng je bent:

Eerst ja, dan betalen: de klant zegt ja en krijgt daarna het betaalverzoek.
Ja zeggen is betalen: de klant zegt ja door aan te betalen. De offerte staat op Akkoord zodra jij de betaling afvinkt.

Per deel zie je wat gevraagd en betaald is, en vink je af wat binnen is.

Betaalt de klant niet, dan herinnert OfferDesk hem vanzelf, na het aantal dagen dat jij instelt. Na de laatste herinnering krijg jij een mail. Jij vinkt af wat binnen is; alles staat bij de offerte onder Wat er gebeurde.

Samengevat

Vraag een aanbetaling bij een klus met veel materiaal, of een klus die lang duurt.
20 tot 40% bij het ja is normaal; bij veel materiaal is een aanbetaling voor het materiaal logischer.
Vraag daarbij de prijs van de offerte, zodat je inkoopprijzen van jou blijven.
Zet de delen in de offerte, zodat het geen verrassing is.
Afspraak in de offerte, betaalverzoek meteen, de stand altijd zichtbaar, herinnering vanzelf: zo weet de klant vanaf dag één wat hij wanneer betaalt.

Inkoopprijzen en leveranciers vastleggen: nooit meer naprijzen per offerte

2026-10-20T00:00:00+00:00

Elke offerte dezelfde zoektocht: wat kost die omvormer ook alweer bij de leverancier, en was dat inclusief korting? Wie zijn inkoopprijzen niet op één plek bijhoudt, prijst elke offerte opnieuw na, of gokt. Allebei kost het geld.

Begin met je leveranciers

Leg eerst vast bij wie je inkoopt: je leveranciers, vaste onderaannemers, en jezelf. Ja, jezelf: je eigen uren en werk zijn ook een “product” met een kostprijs. Zo staat alles wat op een offerte komt in één lijst.

Bouw een catalogus van wat je echt verkoopt

Je hoeft niet het hele assortiment van je leverancier over te nemen. Begin met de dertig of veertig artikelen die je het vaakst offreert. Leg per product vast:

de omschrijving zoals de klant hem op de offerte leest;
de leverancier en diens artikelnummer;
de inkoopprijs, mét je eigen korting;
de eenheid: stuk, meter, uur.

Je eigen catalogus: per product leverancier en inkoopprijs.

Typ je toch een regel die nog niet in je catalogus staat, dan kun je hem in OfferDesk direct als product opslaan, met een leverancier of als eigen werk. De volgende keer staat hij klaar.

Prijzen bijwerken zonder alles opnieuw te doen

Leveranciers passen hun prijzen meerdere keren per jaar aan. Werk de inkoopprijs bij in je catalogus en elke nieuwe offerte rekent met de nieuwe prijs. Offertes die al verstuurd zijn, veranderen niet: wat de klant kreeg, blijft staan.

Na akkoord: de inkooplijst per leverancier

Het mooiste moment komt na het akkoord. Omdat elke regel aan een product en leverancier hangt, maakt OfferDesk een inkooplijst per leverancier: wat je bij wie bestelt, in welke aantallen en voor welk bedrag.

De inkooplijst van een geaccepteerde offerte, per leverancier.

Geen overtypen uit de offerte meer, geen vergeten kabelgoot. En omdat je de inkoopprijzen kent, zie je ook of de leverancier factureert wat je verwachtte.

Samengevat

Leg je leveranciers vast, en jezelf als leverancier van je eigen uren.
Begin klein: de artikelen die je het vaakst offreert.
Houd inkoopprijzen op één plek bij, mét je korting.
Laat de inkooplijst na akkoord uit de offerte komen.

Marge berekenen op een offerte: weet wat je verdient vóór je verstuurt

2026-10-16T00:00:00+00:00

Veel vakbedrijven weten pas na de klus of hij iets heeft opgeleverd. De offerte is dan al lang getekend, de materialen zijn besteld en de uren gemaakt. Wie de marge vóór het versturen kent, kan nog bijsturen: een regel duurder maken, een merk wisselen of bewust scherp inschrijven.

In dit artikel lees je het verschil tussen opslag en marge, hoe je per regel rekent en hoe OfferDesk dat voor je bijhoudt.

Opslag is niet hetzelfde als marge

Het meest gemaakte rekenfoutje: 30% opslag is geen 30% marge.

Opslag reken je over de inkoopprijs. Inkoop € 100, opslag 30%: verkoopprijs € 130.
Marge is wat je overhoudt als deel van de verkoopprijs. Van die € 130 houd je € 30 over: dat is 23% marge.

Inkoop	Opslag	Verkoop (excl. btw)	Marge
€ 100	20%	€ 120	16,7%
€ 100	30%	€ 130	23,1%
€ 100	50%	€ 150	33,3%

Rekent je boekhouder met marge en jij met opslag, dan praat je langs elkaar heen. Spreek één begrip af en gebruik dat overal.

Reken per regel, niet per offerte

Een totaalpercentage over de hele offerte verbergt waar je geld verdient en waar niet. Een warmtepomp met 15% en installatie-uren met 45% geven samen een mooi gemiddelde, maar als de klant de uren eruit onderhandelt, blijft er weinig over.

Zet daarom per regel neer:

wat je inkoopt (materiaal, of de kostprijs van je eigen uur);
wat je ervoor vraagt;
wat er dus overblijft.

Per offerteregel inkoop, opslag, verkoopprijs en wat je overhoudt.

Vergeet je eigen uren niet

Uren hebben ook een kostprijs: loon, auto, gereedschap, verzekering en de uren die je niet kunt factureren. Een uurtarief van € 65 met een kostprijs van € 45 levert € 20 per uur op, niet € 65. Neem je eigen uren dus op als regel met een inkoopprijs, net als materiaal.

Hoe OfferDesk het bijhoudt

In OfferDesk hangen je producten aan je leveranciers, met hun inkoopprijs. Kies je een product op een offerteregel, dan rekent OfferDesk de verkoopprijs uit met je opslag: 30% op € 100 inkoop geeft € 130. Welke opslag dat is:

de opslag van het product zelf;
heeft het product er geen, dan de vaste opslag van de leverancier;
heeft de leverancier er ook geen, dan je eigen standaard opslag;
heb je bij het product zelf een verkoopprijs ingevuld, dan gebruikt OfferDesk die prijs, en zie je welke opslag dat is.

Terwijl je de offerte opstelt, zie je meteen:

onder elke regel in euro’s wat je eraan overhoudt;
in de kaart Resultaat, naast je offertegegevens: de prijs voor de klant (met of zonder btw, zoals op de offerte), de totale inkoop, je marge in euro’s, je marge % (als percentage van de prijs zonder btw) en je gemiddelde opslag.

Zo werk je met opslag, en zie je toch meteen hoeveel procent van de prijs je overhoudt: je marge.

Dat is je brutomarge: wat er na de inkoop overblijft. Je andere kosten, zoals huur, je bus en de uren die je niet kunt factureren, zitten er nog niet in. Daar moet je marge dus ook voor betalen.

Pas je een regel aan, een andere prijs, een korting of een extra uur, dan zie je meteen wat dat met je marge doet. Zo verstuur je geen offerte meer waar je achteraf spijt van hebt.

Tip: stel een vaste opslag in voor je bedrijf, en waar nodig per leverancier. Dan begint elke regel met de opslag die je wilt halen, en wijk je alleen bewust af. Stel ook een margedoel per offerte in: zakt de marge onder dat percentage, dan waarschuwt OfferDesk je.

Samengevat

Opslag gaat over inkoop, marge over verkoop. Weet welke je bedoelt: in OfferDesk vul je opslag in en zie je je marge % van de prijs.
Reken per regel, zodat je ziet waar je verdient.
Geef je eigen uren een kostprijs.
Bekijk je marge vóór je de offerte verstuurt, niet erna.