Juridisch

Privacyverklaring

OfferDesk is een SaaS-dienst van Flink Software B.V. Hier lees je wat we van jou bewaren en wat we bewaren van de klanten die jij in OfferDesk zet, waarvoor we dat doen, hoe lang we het houden en wie er nog meer bij betrokken is. In gewone taal, zonder kleine lettertjes.

Wie we zijn

Flink Software B.V. maakt en beheert OfferDesk (offerdesk.nl en app.offerdesk.nl). Vragen over je gegevens? Mail naar info@offerdesk.com.

Twee soorten gegevens

Gegevens van jou en je bedrijf. Je account, je bedrijf, je abonnement. Daarvoor zijn wij verantwoordelijk: wij bepalen wat we bewaren en waarvoor.

Gegevens van jouw klanten en leveranciers. Alles wat jij in OfferDesk zet: je klanten, hun adressen en e-mailadressen, je offertes, je producten en leveranciers, en wat je klant doet op zijn offertepagina. Daar ben jij verantwoordelijk voor. Wij bewaren en verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht, om OfferDesk voor je te laten werken. De afspraken daarover staan in onze algemene voorwaarden. We kijken niet in je offertes en gebruiken de gegevens van je klanten nergens anders voor.

Wat we van jou bewaren

• Je account: je naam, je e-mailadres, je taal en je wachtwoord. Je wachtwoord bewaren we versleuteld; wij kunnen het zelf niet lezen. Log je in met Google, Microsoft of Apple, dan krijgen we van hen alleen je naam en e-mailadres.
• Je bedrijf: de bedrijfsnaam, het btw-nummer, het adres, het logo en de factuurgegevens die je invult, zoals het e-mailadres voor facturen en je IBAN als je die opgeeft.
• Je abonnement en betalingen: welk pakket je hebt, sinds wanneer, en of de betaling gelukt is. De betaling zelf loopt via Mollie; wij zien geen kaartnummers of volledige bankgegevens.
• Inloggen en beveiliging: bij elke keer inloggen bewaren we het tijdstip, het IP-adres, het soort apparaat en browser, en de plaats bij benadering (uit het IP-adres). Zo kun jij zien waar je ingelogd bent en waarschuwen we je bij een inlog vanaf een onbekend apparaat.
• Hoe je bij ons kwam: of je via een andere ondernemer bent doorverwezen en vanaf welke site je kwam, voor de korting bij een doorverwijzing en om te weten wat werkt.
• Mails die we je sturen: welke mails we gestuurd hebben, zoals de bevestiging van je e-mailadres en de meldingen over je offertes.
• Gebruik van OfferDesk: in grote lijnen wat je doet in de app, zoals wanneer je voor het laatst inlogde en hoeveel offertes je maakte. Daarmee zien we of OfferDesk werkt en wat beter kan. We lezen niet mee met de inhoud.

Waarvoor, en op welke grond

• Om OfferDesk te leveren. Je account, je bedrijf, je offertes en je abonnement: zonder die gegevens werkt het niet. Dit is nodig voor de overeenkomst met jou.
• Omdat het moet. Facturen en betaalgegevens bewaren we zeven jaar voor de Belastingdienst.
• Om je account veilig te houden en OfferDesk te verbeteren. De inloggegevens en het gebruik in grote lijnen. Dit is ons gerechtvaardigd belang; we bewaren niet meer dan daarvoor nodig is.
• Met jouw toestemming. De nieuwsbrief. Je meldt je zelf aan en uitschrijven kan altijd met de link onderaan elke mail.

Wie er nog meer bij betrokken is

We verkopen geen gegevens. Een paar partijen helpen ons OfferDesk te laten draaien en krijgen daarvoor alleen wat ze nodig hebben:

• TransIP, een Nederlandse hostingpartij met servers in Nederland. Daar draait OfferDesk en daar staan de gegevens en de backups.
• Mailtrap en Lettermin, waarmee we e-mail versturen: de mails over je account en de offertes die je naar je klanten stuurt. Lettermin is een Nederlandse partij.
• Mollie, voor het betalen van je abonnement, en voor de betaalverzoeken aan je klanten als je die gebruikt.
• Moneybird, alleen als jij OfferDesk aan je Moneybird-administratie koppelt. Dan sturen we de gegevens door die jij kiest.
• Google, Microsoft of Apple, alleen als je daarmee inlogt.
• MailerLite, voor de nieuwsbrief, als je je daarvoor aanmeldt.
• Google Analytics, op deze website (niet in de app), om te zien hoe de site gebruikt wordt.

De plaats bij benadering bij het inloggen halen we uit een database op onze eigen server; daarvoor gaat niets naar een andere partij. Verwerkt een van deze partijen gegevens buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat onder de standaardbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang we het bewaren

• Je account en je bedrijf: zolang je OfferDesk gebruikt. Stop je, dan verwijderen we je bedrijf en alles erin, ook de gegevens van je klanten, binnen 30 dagen na het einde van je abonnement. Tot die tijd kun je nog alles exporteren.
• Facturen en betalingen: zeven jaar, omdat dat moet.
• Inloggegevens: 90 dagen.
• Backups: maximaal 30 dagen. Daarna is verwijderde informatie ook uit de backups weg.
• Een account zonder bedrijf dat na een jaar nooit gebruikt is, verwijderen we.

Hoe we het beveiligen

Alles tussen jou en OfferDesk gaat over een versleutelde verbinding. Wachtwoorden bewaren we versleuteld, en de sleutels van koppelingen zoals Moneybird ook. Elk bedrijf heeft zijn eigen afgeschermde plek in de database: jouw gegevens zijn voor niemand anders te zien. We maken dagelijks een backup. Wij kijken alleen in je gegevens als jij ons daarom vraagt bij een probleem.

Cookies

In de app gebruiken we alleen cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden en je taal en voorkeuren te onthouden. Op deze website gebruiken we Google Analytics om te zien hoe de site gebruikt wordt.

Je rechten

Je mag altijd zien wat we van je hebben, het laten aanpassen of verwijderen, het meenemen naar een ander, of bezwaar maken tegen wat we ermee doen. Veel kun je zelf in de app: je profiel, je bedrijfsgegevens en de gegevens van je klanten. Voor de rest mail je naar info@offerdesk.com; je krijgt binnen een maand antwoord. Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ben jij klant van een bedrijf dat OfferDesk gebruikt en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met dat bedrijf: dat bepaalt wat er met je gegevens gebeurt. Wij helpen ze daarbij als dat nodig is.

Als dit verandert

Verandert er iets belangrijks in hoe we met je gegevens omgaan, dan laten we het je weten per mail of in de app. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.

Flink Software B.V. · Versie van 28 oktober 2026