Je bestelt voor duizenden euro’s materiaal. Je plant je mensen in. En pas na de oplevering komt er geld binnen. Laat dat ook nog op zich wachten, dan zit je met een gat in je kas. Een aanbetaling lost dat op, als je het vooraf afspreekt. En als de klant vanaf dag één ziet wat hij wanneer betaalt, komt de rest ook een stuk makkelijker binnen.
Wanneer vraag je een aanbetaling?
Een aanbetaling is normaal als:
- je vooraf materiaal bestelt dat je niet terug kunt sturen, zoals maatwerk of een speciale bestelling;
- de klus lang duurt of in stukken gaat;
- je de klant nog niet kent.
Voor een kleine reparatie is het overdreven. Voor een badkamer, een warmtepomp of zonnepanelen is het heel gewoon.
Hoeveel is normaal?
Veel vakbedrijven vragen 20 tot 40% als de klant ja zegt, en de rest bij de oplevering. Bij een grote klus komt daar vaak een deel bij als het werk begint. Bijvoorbeeld:
| Deel | Wanneer | Hoeveel |
|---|---|---|
| Aanbetaling | Als de klant ja zegt | 30% |
| Start van het werk | Als je begint | 40% |
| De rest | Bij de oplevering | wat overblijft |
Rekent de klant met een prijs inclusief btw? Zet de delen dan ook inclusief btw. En meerwerk? Dat komt bij het laatste deel, zodat je niets hoeft terug te draaien.
De aanbetaling die je materiaal dekt
Een vast percentage is makkelijk, maar zegt weinig over jouw risico. Bij een warmtepomp of een badkamer zit het grootste deel van de prijs in materiaal dat jij bestelt en voorschiet. Zegt de klant alsnog nee, dan zit jij met dure spullen die je niet altijd terug kunt sturen.
Daarom vragen steeds meer vakbedrijven een aanbetaling zo groot als het materiaal: de klant betaalt bij zijn ja wat jij moet bestellen, je uren betaalt hij bij de oplevering.
| Deel | Wanneer | Hoeveel |
|---|---|---|
| Aanbetaling materiaal | Als de klant ja zegt | het materiaal op de offerte |
| De rest | Bij de oplevering | je uren en eventueel meerwerk |
Vraag daarbij het bedrag dat op de offerte staat, niet wat jij bij de leverancier betaalt. Vraag je precies je inkoopprijs, dan rekent de klant zo uit wat je eraan overhoudt. Met de prijs van de offerte dek je je bestelling ruim, en wat je overhoudt blijft van jou.
Werk je voor particulieren? Bij de koop van spullen mag je een consument niet verplichten meer dan de helft vooraf te betalen. Bij een klus met veel materiaal kan een aanbetaling voor het materiaal daarboven uitkomen. Vraag je boekhouder wat voor jouw werk geldt.
Zet het in de offerte, niet erna
De fout die we het vaakst zien: de aanbetaling pas noemen als de klant al ja heeft gezegd. Dan voelt het als een extra eis. Zet de delen daarom in de offerte zelf. Dan weet de klant vóór zijn ja waar hij aan toe is.
Duidelijk vanaf dag één
Niemand kan beloven dat een klant op tijd betaalt. Wat wel helpt: de afspraken vanaf de eerste dag duidelijk maken, en ze de klant laten zien op het moment dat het ertoe doet. Vier dingen die het verschil maken:
- De afspraak staat in de offerte. De klant heeft de delen gezien toen hij ja zei. Daar valt later niet over te praten.
- Het betaalverzoek komt meteen na het ja. Niet een week later bij de factuur, maar op hetzelfde moment. Dan is de klant er nog mee bezig.
- De klant ziet de stand altijd terug. Op zijn offertepagina staat wat hij al betaalde en wat er nog komt. Hij hoeft niet te zoeken in zijn mail.
- De herinnering gaat vanzelf. Jij hoeft niet te bellen. Na een paar dagen krijgt de klant een mailtje, en jij hoort het als hij ook daarna niets doet.
Wil je het streng? Spreek dan af dat de offerte pas akkoord is als de aanbetaling binnen is. Dan begin je nooit zonder geld.
Hoe het in OfferDesk werkt
In Professional en Business stel je één keer je vaste betaaldelen in. Elke nieuwe offerte begint daarmee, en per offerte pas je het aan. De klant ziet de delen op zijn offertepagina, naast de prijs.
Een deel is een percentage, een vast bedrag of een percentage van het materiaal. Bij dat laatste rekent OfferDesk het bedrag zelf uit: de prijs van de regels die je bij de leverancier bestelt, zonder je eigen uren. Verander je de offerte, dan rekent de aanbetaling mee tot hij gevraagd is. Je klant ziet alleen het bedrag, niet je inkoopprijzen.
OfferDesk ontvangt zelf geen geld. Je gebruikt je eigen betaallink, van je bank, bunq.me, Tikkie of je boekhoudpakket, en OfferDesk vult het bedrag en de omschrijving in. Heb je geen betaallink, dan krijgt de klant je IBAN met de juiste omschrijving.
Je kiest ook hoe streng je bent:
- Eerst ja, dan betalen: de klant zegt ja en krijgt daarna het betaalverzoek.
- Ja zeggen is betalen: de klant zegt ja door aan te betalen. De offerte staat op Akkoord zodra jij de betaling afvinkt.
Betaalt de klant niet, dan herinnert OfferDesk hem vanzelf, na het aantal dagen dat jij instelt. Na de laatste herinnering krijg jij een mail. Jij vinkt af wat binnen is; alles staat bij de offerte onder Wat er gebeurde.
Samengevat
- Vraag een aanbetaling bij een klus met veel materiaal, of een klus die lang duurt.
- 20 tot 40% bij het ja is normaal; bij veel materiaal is een aanbetaling voor het materiaal logischer.
- Vraag daarbij de prijs van de offerte, zodat je inkoopprijzen van jou blijven.
- Zet de delen in de offerte, zodat het geen verrassing is.
- Afspraak in de offerte, betaalverzoek meteen, de stand altijd zichtbaar, herinnering vanzelf: zo weet de klant vanaf dag één wat hij wanneer betaalt.